Безпечний MICE в умовах COVID-19

Поширення пандемії COVID-19 сильно вплинуло на сферу культури і креативної економіки. Виклики, які повстали перед світовою сферою культури, а за оцінками Організації Об’єднаних Націй по питанням освіти, науки и культури (ЮНЕСКО), капіталізація цієї сфери складає 2 250 млрд дол. США, і налічує майже 30 млн робочих місць по усьому світу, були безпрецендентними. Найбільше постраждали такі галузі культури як виставкова, розважальна і просвітницька.
Проте бізнес-зустрічі і заходи подібного формату вже починають повертатися в офлайн. Для того, щоб гості і учасники заходів перебували в максимально безпечних умовах, законодавчі органи багатьох держав імплементують єдині стандарти чистоти. Дотримання компаніями – операторами сфери культури і креативної економіки вищезазначених правил - додаткова гарантія безпеки клієнтів.
Найбільш яскравим прикладом у цьому є Швейцарія. Усім учасникам індустрії туризму, які використовують захисні протоколи, надають емблему кампанії Clean & Safe.
Стандарти в межах кампанії для кожного сегменту (готелів, ресторанів, MICE-просторів і так далі) розробляють галузеві асоціації. В правилах зазначено необхідність забезпечувати соціальну дистанцію, регулярно дезінфікувати поверхні, провітрювати приміщення і багато іншого.
В Швейцарії вже відбулася низка заходів з використанням протоколів захисту. В новій реальності event-простори організовують події у відповідності до нових стандартів.
Розглянемо декілька прикладів імплементації нових стандартів. Конференційний-центр Давосу (Davos Convention Centre).
В даному конференційному центрі великий досвід організації ділових зустрічей і конференцій — наприклад, вже понад 50 років у місті Давос проводять Всесвітній економічний форум.
До пандемії загальна ємність конгресс-центру Давосу складала понад 5 тис. осіб, в окремих приміщеннях — від 30 до 1,8 тис. учасників. У залах проводилися заходи різного формату — регіональні зустрічі, курси підвищення кваліфікації, великі виставки і культурні події.
В умовах пандемії і дотримання дистанції максимальне завантаження конгресс-центру — тисяча чоловік (разом із спікерами і організаторами).
На заходах з посадкою «театр» між сидячими має залишатися хоча б одне вільне місце (виключення — для групи осіб і родин). Відстані між кріслами і рядами за можливості мають бути 1,5 метра. У випадку, коли учасники стоять, максимум — одна людина на 2,5 кв. м. Також майже всі готелі, в яких пропонують зупинитися учасникам, розташовані недалеко від конгресс-центру — немає необхідності користуватися громадським транспортом.
Центр почав приймати заходи з літа минулого року — 24 серпня в конгрес-центрі відбулася політична дискусія, організована муніципалітетом Давосу. В залі площею 1,3 тис. кв. м одночасно могли знаходитися 350 участників (за новими санітарними нормами).
Конгрес-центр Kursaal Interlaken - локація в Берні в стилі XIX сторіччя пропонує приміщення для заходів загальною площею 5 тис. кв. м. Найчастіше Congress Center Kursaal Interlaken використовують для проведення фармацевтиних і медицинських конгресів, а також для презентації автомобілів.
Ємність зали була понад 1,5 тис. осіб. Для учасників доступні усі 19 зал з денним освітленням.
Congress Center Kursaal Interlaken готовий приймати заходи із врахуванням заходів безпеки, повідомляють представники конгрес-центру на його сторінці в соцмережах. Також серед пропозицій конгрес-центру — гібридні та віртуальні події.
Максимальна кількість учасників для зали площею 1, 9 тис. кв. м — 249 чоловік, а стільці мають бути розміщені з дистанцією.
На території BernExpo у столиці Швейцарії можно проводити конгреси, семінари та багато інших подій. Площадка адаптує свої послуги до кожного заходу індивідуально. Конгрес-центр пропонує еластичні простори ємністю від 20 до 6 тис. чоловік — вісім конгрес-залів, фойє, зали для пленарних засідань і т.п.
Максимальна ємність, у відповідності до нових протоколів захисту, — 400 гостей за день для площі 4,16 тис. кв. м.
Серед захисних заходів, які практикується BernExpo Groupe, до якої належить вищезазначена зала:
• є власна парковка. Існує можливість приїхати власним транспортом і не використовувати громадський транспорт;
• потоки людей всередині будівлі розподілено — з метою дотримання дистанції;
• велкий за площею простір також дозволяє дотримуватися дистанцію;
• приміщення і обладнання дезинфікують під час кожної перерви.
Протягом літа 2020 року в BernExpo сім разів проводились екзамени для факультету медицини Університету Берна.
Конгрес-центр приймав понад 250 подій на рік. 25 залів із змінною конфігурацією одночасно приймали до 10 тис. чоловік.
Максимальная ємність, у відповідності до протоколів захисту, — 836 чоловік.
Також через пандемію COVID-19 центр розробив низку спецпропозицій для організаторів під назвою Reloading Live. Наприклад, якщо заброньовану залу неможливо буде використовувати в зв’язку з епідеміологічними обмеженнями, організатору запропонують більш простору залу на території центру без додаткової оплати. За таким же принципом можна претендувати на додаткові виставкові площі.
Конгрес-центр Базеля — найбільший за площею конгрес-центр в Швейцарії. Він розташований поряд з площадкою Messe Basel, також в даному районі багато готелів і широкий вибір ресторанів.
Розроблені спільно конгрес-центром Базеля і Messe Basel заходи безпеки враховують обмеження, які встановила влада Швейцарії, а також заходи з галузевих документів, розроблених Міжнародною асоціацією конгресів і конференцій (ICCA), Всесвітньою асоціацією виставкової індустрії (UFI), Міжнародною асоціацією конгрес-центрів (AIPC) і асоціацєю Expo Event. MCH Group, до складу якої входить площадка, під час проведення заходів керується принципом STOP:
• substitution (заміщення — наприклад, можливість замість оф-лайн зустрічі прийняти участь в заходах безпосередньо з дому),
• technical measures (технічні заходи, які дозволяють провести безпечний захід, наприклад такі як розподільче скло і відстань між столами),
• organizational measures (організаційні заходи: розподіл потоків, участь в заходах в декілька змін та інше),
• personal procreative measures (засобі індивідуального захисту).
Також в рамках кампанії Reloading Live площадка пропонує апаратуру для гібридних і віртуальних подій.
Під час проведення «нових заходів» організатори базуються на комплексній концепції захисту, що складається з трьох головних аспектів — гігієни, дистанції і моніторингу. У всіх ключових точках зали розташовані дозатори з антисептичними засобами, поверхні регулярно очищуються. А системи вентиляциї дозволяють регулювати потоки повітря.
Наталя Сізова, менеджер по маркетингу Швейцарського бюро ділових і інсентів-поїздок (SCIB) сказала: «Ми з повною відповідальністю ставимося до пандемії, но не можемо зупинити життя і проводити заходи. Звісно, веселі фуршети з великою кількістю учасників залишились в доковідному минулому. Аксіомою є те, що ми повинні навчитися працювати в нових умовах — з протоколами захисту, дезінфекторами і масочним режимом. З 1 жовтня 2020 року в Швейцарії дозволені масові заходи з кількістю учасників понад 1000. Багато нюансів і погоджень, проте, головне – це відсутність заборон».
Закликаємо Вас у професійній або приватній діяльності суворо дотримуватися карантинних вимог і розроблених протоколів безпеки! Бережіть себе! Бажаємо міцного здоров’я!